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Portrait von Alexandra Kirsch
Alexandra Kirsch
Portrait von Lena Janietz
Lena Janietz

09.09.2020

Wie man mehr aus Workshops herausholt

Das typische Ende eines erfolgreichen Workshops: Man hat eine Menge Ideen, Eindrücke und Gedanken gesammelt, die Whiteboards sind voll bunter Klebezettel, und jeder macht pflichtbewusst ein Foto, um sicherzustellen, dass die Ideen festgehalten werden. Aber seien wir ehrlich: wie oft kommt es vor, dass man sich die Fotos noch einmal ansieht? Sie nehmen Speicherplatz in Wiki-Systemen und auf Servern ein, ohne den anschließenden Auswertungs- und Entscheidungsprozess zu unterstützen. Ideen werden vergessen und gehen verloren. Das ist schade, denn es wurden doch so viele gute Ideen gesammelt!

Meistens werden aus Workshops wertvolle Intuitionen gewonnen, was man als nächstes tun sollte. Allerdings werden diese subjektiven Eindrücke weder zwangsläufig von allen Anwesenden geteilt noch sind folgende Entscheidungen aus den Workshop-Ergebnissen ableitbar. Aufwendige Auswertungen und das Konsolidieren von unstrukturierten Informationen, wie man sie in Workshops sammelt, sind zeitaufwendig und subjektiv. Dabei werden komplexe Gedankengänge auf wenige Variablen reduziert. Die Herausforderung besteht darin, die Balance zwischen Nachvollziehbarkeit und menschlichem Urteilsvermögen zu finden und dabei das Bauchgefühl zu unterstützen, anstatt es zu unterdrücken.

Für diese Problematik haben wir einen Prozess entwickelt, der dabei hilft, ein gutes Urteilsvermögen auszubilden. Neben den daraus resultierenden Entscheidungen werden diese auch dokumentiert, um sie im weiteren Verlauf nachvollziehen zu können. Unser Konzept beruht dabei auf vier grundlegenden Schritten:

Wir haben unsere gesammelten Erfahrungen in einem Prototyp für ein Software-Werkzeug namens Sort-it umgesetzt. Damit können wir die wichtigsten Aspekte eines Workshops schnell herausarbeiten und gleichzeitig eine Referenz auf die ursprünglichen Notizen behalten. Schauen wir uns das Ganze am Beispiel von einer Gruppe von Street-Food-Liebhabern an, die eine gut durchdachte Entscheidung treffen müssen.

Aufgabe: Planung eines Street Food Stands

Alice, Bob und Carol wollen einen Street-Food-Stand eröffnen. Sie treffen sich, um Ideen für ihren großen Traum zu sammeln. Hier sind einige ihrer Lieblingsgerichte, die sie gerne anbieten würden:

So viele Ideen! Wie können sie daraus ein Konzept für den Street-Food-Stand erarbeiten und sicherzustellen, dass all ihre Werte und Wünsche darin einfließen?

Konsolidieren

Sie starten, indem sie ihre Ideen konsolidieren. Obwohl sich die Gruppe auf eine grobe Struktur zum Festhalten der Ideen geeinigt hat, gibt es trotzdem Widersprüchlichkeiten, wenn Notizen erstellt werden. Diese Widersprüchlichkeiten können sich in unterschiedlichen Strukturen, Benennungen oder Gruppierungen äußern - eben in allem, was die Auswertung der Ideen noch komplexer macht. Sort-it hilft dabei, einen schnellen Überblick über die gesammelten Notizen zu erhalten, Unterschiede zu erkennen und Konsistenz herzustellen. Letztendlich hat alles die passende Bezeichnung und Duplikate sind aufgelöst.

Analysieren

Jetzt wo das Team eine konsolidierte und organisierte Version der Workshop-Notizen hat, können sie damit beginnen, das Ergebnis zu analysieren. Wo liegt der Schwerpunkt? Gibt es Gemeinsamkeiten oder denkt jeder in eine unterschiedliche Richtung? Die Möglichkeit die Daten in Form von Statistiken darstellen zu lassen bietet eine schnelle und effiziente Lösung. Einfach Balkengrafiken können bereits eine andere Wahrnehmung ermöglichen. Der Gruppe fällt auf, dass viele ihrer vorgeschlagenen Gerichte als laktose- oder glutenfrei markiert sind. Nachdem sie nach den allergikerfreundlichen Gerichte gefiltert haben, bemerken sie, dass alle davon ohne Plastikverpackung auskommen.

(Um-)strukturieren

Indem wir Informationen visuell betrachten, kann es vorkommen, dass wir die Perspektive verändern. Alice, Bob und Carol haben nun ein Bauchgefühl, dass die Verpackung zu einem der Schwerpunkte ihres Street-Food-Standes werden könnte. Sie sortieren ihre Ideen nach Art der Verpackung. Die Layout-Option in Sort-it ermöglicht die Sortierung entlang der Verpackung und anderen Kategorien ihrer Wahl.

Assoziieren

Das Team hat das Gefühl, dem Konzept für den Street-Food-Stand näher gekommen zu sein. Sie halten ein paar Notizen zu unterschiedlichen Konzept-Ansätzen fest: neben den anfänglichen Ideen, den Stand multinational oder extra-schick auszurichten, kommt nun die Erkenntnis, dass ökologische und allergikerfreundliche Gerichte ihr Weg sein könnten. Sie ziehen Verbindungen zwischen den Konzepten und dem ursprünglichen Speiseangebot. Aus den Verbindungen ergibt sich, dass zu den Konzepten "Allergiefreundlichkeit" und "umweltfreundliche Verpackung" die meisten gesammelten Gerichte passen.

Ergebnis: Ein nachhaltiger Street-Food-Stand

Das Analysieren, (Um-)sortieren und Herumspielen mit den Daten hat Spaß gemacht! Nun sind die Freunde bereit eine Entscheidung über die zukünftige Ausrichtung ihres Standes zu treffen. Das Sammeln und Sortieren der Ideen in Sort-it hat ihren Entscheidungsprozess unterstützt und ihnen einige Dinge in kurzer Zeit aufgezeigt:

  • Die Mehrzahl ihrer Ideen ist entweder als gluten- oder laktosefrei gekennzeichnet. Was bisher nur ein Bauchgefühl war, ist jetzt belegt und dokumentiert.
  • Das Durchsehen von gefilterten Rezepten nach Plastikverpackungen hat ihnen geholfen für einige nachhaltige Alternativen zu finden. Sie einigen sich darauf, Gerichte, die nicht ohne Plastik-Verpackung auskommen, auszusortieren.

Sie entscheiden sich, das Thema Nachhaltigkeit zum Hauptmotto ihres Street-Food-Standes zu machen – Nachhaltigkeit für Mensch und Umwelt.

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Von der Idee hin zur Entscheidung waren lediglich ein paar Schritte notwendig. Die Freunde nutzen den Prozess weiter, um die nächsten Schritte zu planen, ihren Fortschritt zu verfolgen, Nutzerinterviews durchzuführen und auszuwerten und einen Business-Plan zu erstellen. Mit der Dokumentation durch Sort-it behalten sie einen Überblick über verfolgte und verworfene Ideen. Sie können damit ihre Aufgaben priorisieren und jedes Mal, wenn sie mit der Umsetzung einer Entscheidung hadern, können sie zurückgehen und ihre ursprünglichen Gedanken überprüfen.

Workshops sind so unterschiedlich wie Menschen. Unser Prozessmodell ist eine flexible Sammlung von Mosaiksteinen, die je nach Bedarf neu zusammengesetzt werden können. Aktuell besteht das Modell aus den vier oben beschriebenen Schritten. Wir sind fortlaufend dabei, diese Sammlung zu überdenken und ergänzen.

Dieser Artikel wurde ursprünglich am 26. August 2020 auf Medium veröffentlicht.